Insha za Kiuamilifu: Barua Rasmi, Ratiba na Hotuba (Form 2 - Form 4)

Utangulizi

Insha za Kiuamilifu (Functional Writing) ni insha zenye muundo maalumu unaotumiwa katika shughuli rasmi za kila siku maofisini, shuleni na kwenye jamii.

1. Barua Rasmi (Official Letter / Application Letter)

Barua rasmi inahitaji muundo unaofuata kanuni dhabiti:

1. Anwani ya Mwandishi: Juu upande wa kulia (bila jina la mwandishi).
2. Tarehe: Chini ya anwani ya mwandishi.
3. Anwani ya Mpokeaji: Kushoto, chini ya usawa wa anwani ya mwandishi.
4. Mtajo (Salutation): k.m. Kwa Bwana/Bibi, au Mheshimiwa Mkurugenzi,.
5. Kichwa cha Barua (Subject): Herufi kubwa na kupigiwa mstari, k.m. YAH: MAOMBI YA NAFASI YA KAZI YA UHASIBU.
6. Mwili: Aya fupi zenye lugha rasmi na adabu.
7. Hitimisho: k.m. Wako mwaminifu, ikifuatiwa na saini, jina na cheo cha mwandishi.

2. Kumbukumbu za Mkutano (Minutes)

Muundo wa Kumbukumbu unajumuisha:

1. Kichwa: Huonyesha jina la kikundi, tarehe, mahali na saa.
2. Waliohudhuria: Orodha ya majina na vyeo (kuanzia mwenyekiti na katibu).
3. Waliotuma Uduru (Apologies).
4. Wasiotuma Uduru (Absent without apology).
5. Ajenda na Kumbukumbu:
   • Kumb. 1/2026: Kufunguliwa kwa Mkutano.
   • Kumb. 2/2026: Kusoma na Kuthibitisha Kumbukumbu Zilizopita.
   • Kumb. 3/2026: Yaliyotokana na Kumbukumbu Zilizopita.
   • Kumbukumbu za Ajenda Kuu.
   • Kumb. 6/2026: Shughuli Nyinginezo (AOB).
   • Kumb. 7/2026: Kufungwa kwa Mkutano.
6. Kuthibitishwa: Sehemu ya saini ya Mwenyekiti na Katibu pamoja na tarehe.